Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Vaasan Vapaa-Ajankeskus Oy
Bragentie, 65350 VAASA
Puhelin 06 3173 700

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Vaasan Vapaa-Ajankeskus Oy
Antti-Pekka Seikkula
Bragentie, 65350 VAASA
Puhelin 044 0646 368
antti-pekka.seikkula (at) vaasantenniscenter.com

3. Rekisterin nimi

Vaasan Vapaa-Ajankeskus Oy:n asiakasrekisteri.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Rekisterin pääasiallinen käyttötarkoitus on asiakassuhteiden hallinta, hoitaminen ja ylläpito. Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään asiakkaalle suunnattuun palvelun tuottamiseen ja toteuttamiseen; asiakkaiden suuntaan tapahtuvaan viestintään, palveluiden laskuttamiseen, maksujen keräämiseen ja perimiseen; asiakasmainonnan ja suoramarkkinoinnin kohdistamiseen.

Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn peruste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu.

5. Rekisterin tietosisältö

Henkilörekisteriin on mahdollista tallentaa seuraavia tietoja:

  • henkilön nimi
  • osoite
  • matka- ja/tai muu puhelinnumero
  • sähköpostiosoite
  • ostetut palvelut
  • ranking-pelaajien tiedot
    • nimi
    • puhelinnumero
    • sähköpostiosoite

6. Henkilötietojen säilytysaika

Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitetään asiaankuuluvalla tavalla. Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan, kun se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Lain tai rekisterinpitäjän velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua pidempään. Rekisteri tarkastetaan säännöllisesti vanhentuneiden tietojen varalta.

Rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun perustuvat tiedot voidaan poistaa, jos rekisteröity vaatii itseään koskevien tietojen poistamista asiakassuhteen päättymisen jälkeen, kaikkien asiakkaan ja rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuduttua. Tiedot voidaan merkitä arkistoiduksi/ ei-aktiiviseksi jo ennen edellä mainittua ajankohtaa.

Potentiaalisten asiakkaiden henkilötiedot säilytetään suoramarkkinointirekisterissä niin kauan, kuin rekisteröity toimii tehtävissä, joihin markkinoitava tuote tai palvelu liittyy edellyttäen, että rekisteröity ei ole kieltänyt suoramarkkinointia. Tällöin suoramarkkinointirekisterissä voidaan kuitenkin säilyttää tieto henkilöstä ja suoramarkkinoinnin kieltämisestä.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään asiakassuhteen perustamisen yhteydessä, asiakassuhteen aikana sekä mahdollisen asiakassuhteen syntymiseksi tehtävän työn aikana suoraan rekisteröidyltä henkilöltä itseltään. Tietoja voidaan kerätä ja täydentää henkilön suostumuksella (esim. evästeitä käyttämällä), väestörekisteristä sekä muista kolmansien osapuolten rekistereistä. Tietoja voidaan kerätä myös erilaisten markkinointitoimenpiteiden kuten tapahtumien yhteydessä.

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja luovutetaan rekisterinpitäjän yhteistyökumppanina toimivan palveluntoimittajan suoramarkkinointirekisteriin. Ranking-pelaajien tiedot luovutetaan kaikille muille ranking-pelaajille. Tietoja ei luovuteta kolmannelle osapuolelle markkinointitarkoituksiin.
Tietoja luovutetaan pilvipalvelutarjoajille aineiston käsittelemiseksi asianmukaisissa järjestelmissä. Lisäksi tietoja luovutetaan verottajalle ja patentti- ja rekisterihallitukselle. Luovutukset toteutetaan kuitenkin aina tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Henkilötietoja voidaan siirtää EU- ja ETA -alueen ulkopuolelle rekisterinpitäjän palveluntarjoajille. Tällöin palveluntarjoaja on sitoutunut tietosuojasuojalainsäädännön mukaiseen Privacy Shield -sopimukseen.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja säilytetään ja käsitellään luokituksen ”luottamuksellinen” mukaisesti.

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja sähköisesti talletetut tiedot suojataan asianmukaisesti. Laitteistojen tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Henkilötietojen käsittely on mahdollistettu vain niille työntekijöille, joiden työnkuvaan se kuuluu.

A. Manuaalinen aineisto
Säilytetään tilassa, johon vain määrätyillä henkilöillä on pääsy.

B. Sähköisesti talletetut tiedot
Rekisteri toimii palveluntarjoajan suojatussa ympäristössä. Rekisterinpitäjän ja palveluntarjoajan välille on solmittu tietosuoja-asetuksen mukainen sopimus henkilötietojen käsittelystä. Palveluun kirjaudutaan salattua verkkoyhteyttä käyttäen henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Jokaisen käyttäjän on tunnusten vastaanottamiseksi allekirjoitettava tietojen ja tietojärjestelmien tietoturva-, tietosuoja- ja salassapitositoumus. Rekisterin käyttäjien käyttöoikeusroolit on asetettu vastaamaan roolin tarpeita.

Kokonaissuojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, palomuuriin, salauksiin, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin. Toimintaa valvotaan palveluntarjoajan hallinnollisilla kontrolleilla.

11. Profilointi

Rekisterinpitäjä ei hyödynnä tietoja profilointitarkoituksissa.

12. Rekisteröidyn oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä ja suoramarkkinointia

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa itseensä kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia, joita rekisterinpitäjä kohdistaa rekisteröidyn henkilötietoihin siltä osin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on rekisterinpitäjän oikeutettu etu. Rekisteröity voi esittää vastustamista koskevan vaatimuksensa tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti. Rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä laissa säädetyin perustein.

Rekisteröity voi esittää rekisterinpitäjälle suoramarkkinointia tai profilointia koskevia suostumuksia tai kieltoja.

13. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet

13.1. Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisterinpitäjän rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee tehdä tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti. Tarkastusoikeus voidaan evätä laissa säädetyin perustein. Kerran vuodessa tehtynä tarkastusoikeuden käyttäminen on lähtökohtaisesti maksutonta.

13.2. Oikeus vaatia tiedon korjaamista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista

Rekisteröity voi toimittaa virheen havaittuaan tiedon korjaus-, poistamis- tai rajoittamispyynnön tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti.
Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

13.3. Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut rekisteriin tietoja, joita käsitellään rekisteröidyn antaman suostumuksen tai toimeksiannon nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa itselleen tai siirrettäväksi toiselle rekisterinpitäjälle.

13.4. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole toiminnassaan noudattanut soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

13.5. Muut oikeudet

Mikäli henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumukseen perustuen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tämän tietosuojaselosteen kohdan Yhteydenotot mukaisesti.

14. Yhteydenotot

Kaikissa henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröidyn tulee ottaa yhteyttä kohdassa 2 esitettyyn henkilöön. Pyyntö on oltava kirjallinen. Rekisterinpitäjä tai kohdassa 2 esitetty henkilö voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä täsmentämään pyyntöään kirjallisesti ja rekisteröidyn henkilöllisyys voidaan tarpeen vaatiessa varmentaa ennen muihin toimenpiteisiin ryhtymistä.